Kto jest importerem w UE i za co odpowiada? Cło, VAT i odpowiedzialność za produkt

Zaktualizowano: 20 września 2026

Słowo „importer" wydaje się oczywiste, ale w praktyce nie zawsze oznacza po prostu firmę, która kupiła towar za granicą. W zależności od przepisów może chodzić o podmiot odpowiedzialny za zgłoszenie celne i należności importowe albo o podmiot odpowiedzialny za zgodność produktu wprowadzanego na rynek Unii Europejskiej.

To dwa różne reżimy prawne, które w praktyce często dotyczą tej samej firmy.

Jeżeli importujesz towar spoza UE, powinieneś wiedzieć, kto formalnie występuje jako importer, kto odpowiada za cło i VAT oraz kto odpowiada za bezpieczeństwo i zgodność produktu. Nie wystarczy założyć, że odpowiedzialność ponosi chiński dostawca, kurier albo agencja celna.

Importer w sensie celnym: kto dokonuje importu

W unijnym kodeksie celnym kluczowe jest pojęcie zgłaszającego. Zgłaszający to osoba, która składa zgłoszenie celne we własnym imieniu albo osoba, w której imieniu takie zgłoszenie jest składane.

Przy dopuszczeniu towaru do obrotu dług celny powstaje w momencie przyjęcia zgłoszenia celnego. Co do zasady dłużnikiem jest zgłaszający. Jeżeli stosowane jest przedstawicielstwo pośrednie, dłużnikiem jest również osoba, na której rzecz składane jest zgłoszenie.

W praktyce możesz spotkać również określenie IOR, czyli importer of record. Jest to podmiot wskazywany jako odpowiedzialny za import w danym układzie i dokumentacji.

Nie zakładaj jednak, że IOR, kupujący, odbiorca przesyłki i właściciel towaru zawsze są tą samą firmą.

Możesz na przykład kupić towar od chińskiego producenta, korzystać z zewnętrznego operatora logistycznego i zlecić odprawę agencji celnej. Sam fakt, że agencja składa dokumenty, nie oznacza automatycznie, że staje się importerem.

A gdzie w tym wszystkim jest EORI?

EORI, czyli Economic Operators Registration and Identification, to numer identyfikacyjny używany w kontaktach z organami celnymi.

Nie jest on jednak definicją importera. Posiadanie numeru EORI nie oznacza samo w sobie, że przy każdej przesyłce jesteś dłużnikiem celnym.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak uzyskać i używać EORI, zobacz poradnik EORI i rejestracja w PUESC.

Importer w sensie produktowym: odpowiedzialność za zgodność

Drugie znaczenie importera wynika z przepisów dotyczących produktów.

Przy produktach objętych rozporządzeniem GPSR, czyli rozporządzeniem w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, importerem jest podmiot mający siedzibę w Unii, który wprowadza produkt z państwa trzeciego do obrotu w UE.

To inna odpowiedzialność niż ta związana z odprawą celną.

Importer produktu musi między innymi upewnić się przed wprowadzeniem produktu do obrotu, że produkt spełnia wymagania bezpieczeństwa oraz że producent spełnił określone obowiązki. Musi również zapewnić swoje dane kontaktowe na produkcie, opakowaniu lub dokumencie towarzyszącym oraz odpowiednie informacje i instrukcje dotyczące bezpieczeństwa.

Jeżeli importer dowie się, że produkt może być niezgodny albo niebezpieczny, nie powinien wprowadzać go do obrotu, a w odpowiednich przypadkach musi podjąć działania wobec produktu i poinformować producenta oraz organy nadzoru rynku.

Przy produktach objętych przepisami sektorowymi, na przykład wymagającymi oznakowania CE, obowiązki importera wynikają dodatkowo z właściwego aktu prawnego dla danego produktu.

Dlatego nie należy traktować GPSR jako jednego zestawu zasad dla każdego produktu. Inne wymagania mogą dotyczyć elektroniki, maszyn, wyrobów medycznych, zabawek czy środków ochrony indywidualnej.

To mogą być dwie różne odpowiedzialności

W praktyce ta sama firma może być jednocześnie:

• podmiotem odpowiedzialnym za import celny,
• podatnikiem związanym z importem,
• importerem produktu w rozumieniu przepisów produktowych.

Ale nie jest to automatyczne.

Możesz mieć sytuację, w której podmiot odpowiedzialny za odprawę celną i podmiot odpowiedzialny za produkt są różne. Dlatego przy bardziej skomplikowanych modelach sprzedaży nie wystarczy odpowiedź na pytanie „kto zapłacił kurierowi?".

Trzeba ustalić, kto formalnie występuje w poszczególnych rolach.

Uwaga: własna marka może zrobić z ciebie producenta

To jedna z najważniejszych pułapek przy imporcie z Chin.

Jeżeli kupujesz gotowy produkt od zagranicznego producenta i wprowadzasz go na rynek UE pod jego własną marką, możesz występować jako importer.

Jeżeli jednak wprowadzasz produkt na rynek pod własną nazwą lub znakiem towarowym, w wielu reżimach produktowych możesz zostać uznany za producenta.

GPSR mówi wprost, że osoba fizyczna lub prawna, która wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym, jest uznawana za producenta. To samo rozporządzenie obejmuje również przypadki istotnej modyfikacji produktu wpływającej na jego zgodność.

To oznacza znacznie szerszy zakres obowiązków.

Przykład

Sprowadzasz lampę z Chin.

Jeżeli sprzedajesz ją jako produkt chińskiego producenta, możesz występować jako importer i musisz spełnić obowiązki przypisane importerowi.

Jeżeli zamawiasz tę samą lampę z własnym logo i wprowadzasz ją na rynek jako własny produkt, możesz zostać uznany za producenta w rozumieniu przepisów produktowych.

Wtedy nie wystarczy sprawdzić, czy chińska fabryka ma jakiś dokument lub deklarację. Musisz ustalić, jakie obowiązki producenta dotyczą konkretnego produktu.

Za co odpowiada importer

Zakres odpowiedzialności zależy od konkretnego reżimu prawnego, ale przy typowym imporcie powinieneś patrzeć na kilka obszarów.

Cło i należności importowe

Przy imporcie towarów do UE trzeba prawidłowo ustalić między innymi klasyfikację taryfową, wartość celną, pochodzenie oraz zastosowanie ewentualnych preferencji i środków ochrony handlu.

Błąd w jednym z tych elementów może oznaczać niewłaściwą wysokość należności.

Dlatego zanim zlecisz odprawę, powinieneś wiedzieć:

• jaki kod CN ma towar,
• jakie środki są przypisane do tego kodu,
• jakie jest jego pochodzenie,
• jaka jest prawidłowa wartość celna,
• czy przysługuje preferencyjna stawka,
• czy istnieje antydumping, safeguard, kontyngent albo inne ograniczenie.

Pomocne są tutaj trzy podstawowe obszary wiedzy: jak znaleźć właściwy kod CN, jak czytać środki TARIC oraz kraj pochodzenia a kraj wysyłki.

VAT importowy

Import towarów również podlega VAT.

Polskie Ministerstwo Finansów wskazuje, że podatnikiem VAT przy imporcie jest między innymi osoba zobowiązana do zapłaty cła. Ostateczny sposób rozliczenia zależy od zastosowanej procedury i sytuacji podatnika.

Dlatego samo pytanie „kto przelewa VAT kurierowi?" nie zawsze odpowiada na pytanie, kto jest podatnikiem w rozumieniu przepisów.

Zgodność i bezpieczeństwo produktu

Jeżeli jesteś importerem w rozumieniu przepisów produktowych, odpowiadasz za określone obowiązki dotyczące zgodności produktu.

W przypadku GPSR obejmuje to między innymi weryfikację zgodności produktu z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa, dane importera, informacje i instrukcje bezpieczeństwa oraz odpowiednie działania w przypadku stwierdzenia niezgodności.

Przy produktach objętych przepisami harmonizacyjnymi dochodzą wymagania właściwe dla danego sektora.

Nie zakładaj więc, że dokument dostarczony przez producenta automatycznie zwalnia cię z obowiązków.

Kto odpowiada w praktyce?

Najłatwiej zobaczyć to na typowych scenariuszach.

Kupujesz towar bezpośrednio od chińskiego producenta

Ty kupujesz towar, organizujesz import i twój podmiot jest wskazany jako podmiot odpowiedzialny za zgłoszenie.

W takim układzie to twoja firma może być podmiotem ponoszącym odpowiedzialność celną, a jeżeli produkt trafia na rynek UE w ramach twojej działalności, również importerem w rozumieniu przepisów produktowych.

Chińska fabryka pozostaje producentem, ale nie oznacza to automatycznego przejęcia przez nią twoich obowiązków wobec unijnych organów.

Korzystasz z agencji celnej

Agencja celna może przygotować i złożyć zgłoszenie w twoim imieniu, zależnie od zastosowanego modelu przedstawicielstwa.

Nie zakładaj jednak, że samo zlecenie odprawy agencji oznacza przeniesienie wszystkich obowiązków związanych z importem.

Jeżeli chcesz poznać dokładnie mechanizm przedstawicielstwa bezpośredniego i pośredniego, przejdź do poradnika agencja celna: jak działa i za co odpowiada.

Kupujesz na warunkach DDP

DDP, czyli Delivered Duty Paid, określa między sprzedającym a kupującym, kto organizuje i ponosi określone koszty oraz ryzyka związane z dostawą, w tym koszty importowe.

Nie oznacza to jednak, że samo wpisanie DDP do faktury automatycznie rozstrzyga wszystkie kwestie prawne.

W szczególności Incoterm nie może zastąpić przepisów celnych, VAT ani przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktu.

Dlatego przy DDP sprawdź przed zakupem:

• kto formalnie dokonuje zgłoszenia celnego,
• na czyją rzecz jest ono składane,
• kto jest wskazany jako podmiot odpowiedzialny za import,
• kto jest podatnikiem VAT importowego,
• kto odpowiada za zgodność produktu,
• jakie dokumenty otrzymasz po odprawie.

Samo stwierdzenie dostawcy „DDP, wszystko jest po naszej stronie" nie jest wystarczającą odpowiedzią.

Więcej o samym podziale kosztów i ryzyka znajdziesz w FOB, EXW, DDP i innych Incoterms.

Sprzedajesz przez marketplace

W sprzedaży na odległość sytuacja może być jeszcze bardziej złożona.

W określonych modelach platforma może zostać uznana za podmiot pełniący rolę importera lub tak zwanego deemed importer, czyli importera uznanego na potrzeby określonych przepisów.

Nie zakładaj jednak automatycznie, że marketplace przejmuje wszystkie obowiązki związane z twoim produktem.

Szczegóły zależą od modelu sprzedaży, wartości przesyłki, sposobu odprawy i zastosowanych przepisów. W kontekście zmian unijnego prawa celnego szerzej opisujemy ten mechanizm w reformie celnej UE.

Korzystasz z fulfillmentu

Magazyn operatora fulfillmentowego może znajdować się w UE, ale nie oznacza to automatycznie, że operator jest importerem.

Musisz ustalić, kto organizuje pierwsze wprowadzenie towaru na obszar celny UE, kto dokonuje zgłoszenia i na czyją rzecz jest ono składane.

To szczególnie ważne, gdy operator magazynuje towar, ale nie przejmuje własności ani obowiązków importowych.

Czy możesz przerzucić odpowiedzialność na dostawcę?

Możesz umownie ustalić ze swoim dostawcą, że poniesie określone koszty albo zwróci ci określone straty.

To jednak nie oznacza automatycznego przeniesienia odpowiedzialności wobec organów publicznych.

Jeżeli twój podmiot jest dłużnikiem celnym, umowa z dostawcą nie zmienia tego faktu wobec organu celnego.

Podobnie w przypadku produktu. Jeżeli jesteś importerem w rozumieniu odpowiednich przepisów produktowych, nie możesz założyć, że zapis w umowie „producent odpowiada za zgodność" automatycznie usuwa wszystkie twoje obowiązki jako importera.

Możesz dochodzić roszczeń od dostawcy na podstawie umowy, ale jest to inna kwestia niż odpowiedzialność wobec organów.

Co to znaczy dla ciebie

Przed pierwszym większym importem ustal pięć rzeczy.

1. Kto jest importerem w odprawie celnej? Sprawdź, kto składa zgłoszenie, we własnym imieniu albo na czyją rzecz jest ono składane.
2. Kto ponosi odpowiedzialność za należności importowe? Nie ograniczaj się do pytania, kto wykonuje przelew. Sprawdź status podmiotu wynikający ze zgłoszenia i przepisów.
3. Kto jest importerem produktu? Jeżeli sprowadzasz produkt spoza UE, sprawdź, czy w świetle właściwych przepisów produktowych twoja firma jest importerem.
4. Czy własna marka nie powoduje, że stajesz się producentem? Jeżeli sprzedajesz produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym, sprawdź przepisy właściwe dla danego produktu. W GPSR własna marka może oznaczać status producenta.
5. Czy DDP, agencja albo fulfillment nie dają ci fałszywego poczucia bezpieczeństwa? Sprawdź, jakie obowiązki faktycznie przejmuje druga strona, a jakie nadal pozostają po twojej stronie.

Jeżeli twój model obejmuje kilku pośredników, zewnętrzny IOR, fulfillment w różnych państwach albo sprzedaż przez marketplace, warto przeanalizować konkretny model z doradcą celnym lub podatkowym.

Najczęstsze pytania

Czy importer to to samo co kupujący?

Nie zawsze. Kupujący to strona transakcji handlowej. Importer może być jednocześnie kupującym, ale te role nie są automatycznie tożsame. Przy ustalaniu importera sprawdź przede wszystkim, kto występuje w poszczególnych rolach celnych i produktowych.

Kto jest importerem przy DDP?

Samo DDP nie odpowiada na to pytanie. Incoterm określa podział obowiązków handlowych, kosztów i ryzyka między sprzedającym i kupującym. Musisz dodatkowo ustalić, kto dokonuje zgłoszenia celnego, na czyją rzecz jest ono składane oraz kto występuje jako importer w odpowiednim reżimie prawnym.

Czy sprzedając produkt pod własną marką jestem importerem czy producentem?

Możesz zostać uznany za producenta. W szczególności GPSR traktuje podmiot wprowadzający produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym jako producenta. W przypadku produktów objętych przepisami sektorowymi trzeba sprawdzić właściwy akt prawny.

Czy agencja celna przejmuje odpowiedzialność za import?

Nie automatycznie. Agencja celna jest przedstawicielem, a zakres jej odpowiedzialności zależy między innymi od rodzaju przedstawicielstwa. Sam fakt, że agencja przygotowała zgłoszenie, nie oznacza, że przejęła wszystkie obowiązki importera.

Kto odpowiada za zgodność produktu?

To zależy od produktu i zastosowanych przepisów. Importerzy mają własne obowiązki wynikające z przepisów produktowych, a producent ma własne obowiązki. Przy własnej marce możesz dodatkowo zostać uznany za producenta.

Czy marketplace zawsze jest importerem?

Nie. W określonych modelach sprzedaży platforma może pełnić rolę importera uznanego na potrzeby konkretnych przepisów, ale nie można tego automatycznie założyć dla każdej sprzedaży. Sprawdź konkretny model transakcji i odprawy.

Podsumowanie

Importer to nie po prostu „firma, która kupiła towar z Chin".

Przy imporcie powinieneś rozdzielić co najmniej dwie kwestie: odpowiedzialność celną i podatkową oraz odpowiedzialność za produkt.

W pierwszym przypadku kluczowe znaczenie ma sposób dokonania zgłoszenia celnego i to, kto jest dłużnikiem celnym. W drugim liczy się między innymi to, kto wprowadza produkt na rynek UE i jaka rola wynika z przepisów dotyczących konkretnego produktu.

Agencja celna może wykonać odprawę. Dostawca może zobowiązać się do pokrycia kosztów. Kurier może zapłacić należności w ramach obsługi przesyłki. Operator fulfillmentowy może przechowywać towar. Marketplace może w określonych sytuacjach pełnić rolę importera uznanego.

Żadna z tych informacji nie wystarcza jednak sama w sobie do ustalenia, kto ponosi konkretną odpowiedzialność prawną.

Najpierw ustal, kto jest importerem w twoim modelu. Dopiero potem licz koszty i oceniaj ryzyko.

Sprawdź, co faktycznie bierzesz na siebie jako importer. Zacznij od właściwego kodu CN, środków TARIC i kraju pochodzenia, a następnie policz pełny koszt importu w kalkulatorze opłacalności importu. Jeżeli korzystasz z DDP, agencji celnej, marketplace albo fulfillmentu, ustal osobno, kto odpowiada za odprawę, należności i zgodność produktu.

Powiązane

Dział: Odprawa i procedury celne przy imporcie · ← Wszystkie poradniki