Procedura uproszczona: jak przyspieszyć odprawę, gdy importujesz regularnie

Zaktualizowano: 17 sierpnia 2026

Czym jest procedura uproszczona

Przy standardowej odprawie składasz zgłoszenie celne zawierające wszystkie dane wymagane dla danej procedury. Dokumenty potwierdzające zgłoszenie musisz mieć w swojej dyspozycji i udostępnić organowi, gdy wymagają tego przepisy albo kontrola.

Przy jednej dostawie raz na kilka miesięcy nie musi to być dużym problemem.

Jeśli jednak każdego tygodnia albo miesiąca odprawiasz podobne towary, formalności zaczynają się powtarzać. Ten sam importer, podobny towar, te same miejsca, podobny schemat dostawy i kolejna pełna obsługa zgłoszenia.

Właśnie wtedy zaczynają mieć sens uproszczenia celne.

„Procedura uproszczona” nie jest jedną konkretną procedurą, którą wybierasz zamiast zwykłej odprawy. To raczej zbiorcze określenie różnych ułatwień przewidzianych w unijnym kodeksie celnym.

Ich wspólnym celem jest usprawnienie odprawy i ograniczenie części czynności wykonywanych osobno przy każdej przesyłce.

Nie oznacza to jednak odprawy „bez kontroli” ani „bez dokumentów”. Towar nadal podlega przepisom celnym, a urząd nadal może zweryfikować zgłoszenie, zażądać dokumentów, zbadać towar albo pobrać próbki.

Zmienia się przede wszystkim sposób organizacji całego procesu.

Trzy najważniejsze formy uproszczeń

Dla regularnego importera najważniejsze są trzy rozwiązania.

Zgłoszenie uproszczone

Art. 166 UKC pozwala objąć towar procedurą na podstawie zgłoszenia, które nie zawiera jeszcze wszystkich danych wymaganych przy zgłoszeniu standardowym albo któremu nie towarzyszą jeszcze wszystkie wymagane dokumenty.

Brakujące informacje uzupełniasz później w zgłoszeniu uzupełniającym.

To rozwiązanie jest przydatne na przykład wtedy, gdy chcesz szybko zwolnić towar, ale w chwili odprawy nie dysponujesz jeszcze kompletem danych, które mogą zostać dostarczone w późniejszym terminie.

Ważny szczegół: pojedyncze, okazjonalne zgłoszenie uproszczone nie wymaga stałego pozwolenia.

UKC wyraźnie wskazuje, że pozwolenie jest potrzebne przy regularnym korzystaniu ze zgłoszeń uproszczonych.

To ważna różnica. Jeśli uproszczenie ma być stałym elementem Twojej obsługi importu, wchodzisz już w tryb pozwolenia. Jeśli korzystasz z niego wyjątkowo, sytuacja może wyglądać inaczej.

Wpis do rejestru zgłaszającego

Drugim rozwiązaniem jest wpis do rejestru zgłaszającego, czyli EIDR, od angielskiego Entry in the Declarant's Records.

Zamiast składać klasyczne zgłoszenie w standardowej formie, dokonujesz odpowiedniego wpisu w swojej ewidencji. Dane zgłoszenia muszą być jednocześnie dostępne dla organów celnych w Twoim systemie elektronicznym. Sam wpis jest traktowany jako zgłoszenie celne i w tym momencie zgłoszenie uważa się za przyjęte.

To rozwiązanie znacznie bardziej zaawansowane niż zwykłe zgłoszenie uproszczone.

I tutaj ważne doprecyzowanie: wpis do rejestru nie oznacza automatycznie, że urząd „nie musi widzieć towaru”.

Organ może zwolnić Cię z obowiązku przedstawiania towarów, ale dopiero po spełnieniu dodatkowych warunków. Jednym z nich jest posiadanie statusu AEOC. Urząd musi również znać charakter i przepływ towarów, mieć dostęp do informacji potrzebnych do ewentualnej kontroli oraz mieć możliwość zażądania przedstawienia towaru, jeśli uzna to za konieczne.

Dlatego nie traktuj EIDR jako prostego „towar jedzie prosto do magazynu bez odprawy”.

Odprawa nadal istnieje. Po prostu technicznie wygląda inaczej.

Odprawa scentralizowana

Trzecim rozwiązaniem jest odprawa scentralizowana z art. 179 UKC.

Pozwala składać zgłoszenie w urzędzie właściwym dla miejsca, w którym masz siedzibę, nawet jeśli sam towar fizycznie przedstawiany jest w innym urzędzie celnym.

Przykładowo firma może centralizować obsługę celną w swoim państwie członkowskim, mimo że towary trafiają do UE przez port albo terminal znajdujący się w innym państwie. Komisja opisuje CCI właśnie jako rozwiązanie pozwalające centralizować procesy celne, księgowe i logistyczne.

To rozwiązanie szczególnie ciekawe dla większych importerów prowadzących operacje w kilku państwach UE.

Nie jest jednak najprostszym punktem wejścia w uproszczenia.

W typowym przypadku wnioskodawca o pozwolenie na odprawę scentralizowaną musi posiadać status AEOC, czyli upoważnionego przedsiębiorcy w zakresie uproszczeń celnych.

Dlatego dla małej firmy dopiero zaczynającej regularny import dużo bardziej realnym pierwszym krokiem jest zwykle zgłoszenie uproszczone albo analiza możliwości korzystania z wpisu do rejestru.

Co realnie zyskujesz

Największą korzyścią jest nie samo „mniej dokumentów”, tylko możliwość lepszego zorganizowania całego procesu odpraw.

Przy zgłoszeniu uproszczonym możesz objąć towar procedurą, zanim wszystkie dane trafią do zgłoszenia uzupełniającego.

Przy wpisie do rejestru część procesu przenosi się do Twojego systemu ewidencyjnego.

Przy odprawie scentralizowanej możesz ograniczyć liczbę urzędów, z którymi operacyjnie obsługujesz zgłoszenia.

Przy dużej liczbie powtarzalnych dostaw przekłada się to na mniej pracy przypadającej na pojedynczą przesyłkę i bardziej przewidywalny proces.

Nie pisałabym natomiast, że samo pozwolenie na uproszczenie gwarantuje Ci mniej kontroli fizycznych.

Organ celny nadal zachowuje prawo do kontroli zgłoszeń, dokumentów i samego towaru.

Mniejsza liczba kontroli fizycznych i dokumentowych jest natomiast jednym z ułatwień przysługujących AEO. UKC przewiduje dla takiego przedsiębiorcy korzystniejsze traktowanie w zakresie kontroli, zależnie od rodzaju posiadanego pozwolenia.

To dwa powiązane, ale nieidentyczne mechanizmy.

Kto może korzystać z uproszczeń

Nie ma jednej listy warunków wspólnej dla wszystkich uproszczeń.

To ważne, bo często można spotkać skrót: „musisz spełniać warunki jak przy AEO”. Kierunek jest dobry, ale szczegóły zależą od konkretnego pozwolenia.

Przy regularnym korzystaniu ze zgłoszenia uproszczonego przepisy wymagają między innymi przestrzegania przepisów celnych i podatkowych oraz odpowiedniej organizacji procesów związanych z obsługą zgłoszeń. AEOC jest uznawany za spełniającego część tych warunków.

Przy wpisie do rejestru zgłaszającego wymagania są większe. Musisz wykazać spełnienie kryteriów z art. 39 lit. a, b i d UKC, czyli między innymi odpowiednią historię przestrzegania przepisów, wysoki poziom kontroli nad operacjami i przepływem towarów oraz kompetencje lub kwalifikacje związane z obsługą celną.

Przy odprawie scentralizowanej wymagany jest już status AEOC.

Dlatego im bardziej zaawansowane uproszczenie, tym większe wymagania po stronie firmy.

AEO nie jest wymagane do każdego uproszczenia

To warto powiedzieć wprost.

Nie musisz najpierw uzyskać AEO, żeby w ogóle korzystać z procedur uproszczonych.

Regularne zgłoszenia uproszczone mogą być stosowane przez firmę, która uzyska odpowiednie pozwolenie i spełnia warunki przewidziane dla tego pozwolenia, nawet jeśli nie ma pełnego statusu AEOC.

Podobnie samo pozwolenie na wpis do rejestru wymaga spełnienia wybranych kryteriów AEO, ale nie oznacza automatycznie, że musisz wcześniej posiadać pełne pozwolenie AEOC.

Status AEOC zaczyna mieć szczególne znaczenie przy bardziej zaawansowanych ułatwieniach. Jest między innymi obowiązkowy dla standardowego pozwolenia na odprawę scentralizowaną oraz dla zwolnienia z obowiązku przedstawiania towaru przy wpisie do rejestru.

Jeżeli już masz AEOC, część kryteriów nie jest ponownie badana przy ubieganiu się o kolejne uproszczenia, ponieważ urząd uwzględnia ocenę przeprowadzoną przy nadawaniu statusu AEO.

Zabezpieczenie należności celnych

Przy regularnych uproszczeniach w imporcie bardzo szybko pojawia się temat zabezpieczenia generalnego.

Zabezpieczenie ma chronić należności celne i inne należności, które powstały albo mogą powstać w związku z Twoimi operacjami.

W przeciwieństwie do zabezpieczenia dotyczącego jednej konkretnej operacji, zabezpieczenie generalne może obejmować wiele zgłoszeń i operacji celnych. W Polsce pozwolenie na jego stosowanie uzyskujesz na wniosek. Firma musi mieć EORI, a organem właściwym do rozpatrzenia wniosku jest dyrektor izby administracji skarbowej właściwej dla siedziby przedsiębiorcy.

Nie zawsze oznacza to konieczność „zamrożenia” pełnej kwoty wszystkich potencjalnych należności.

Przepisy przewidują możliwość korzystania z obniżonej wysokości zabezpieczenia, a w określonych przypadkach także zwolnienia z obowiązku jego złożenia. PUESC prowadzi jedną usługę obejmującą zarówno złożenie zabezpieczenia generalnego, jak i jego obniżenie lub zwolnienie.

Dlatego nie traktuj zabezpieczenia jako stałego kosztu w jednej, z góry określonej wysokości.

Jego konstrukcja zależy od rodzaju operacji, wysokości należności i spełnianych przez Ciebie warunków.

Jak wygląda uzyskanie pozwolenia

Jeśli chcesz regularnie korzystać z uproszczenia wymagającego pozwolenia, nie składasz go razem z pierwszą odprawą i nie zaczynasz korzystać z niego następnego dnia.

Najpierw składasz wniosek i przechodzisz ocenę warunków.

Ogólne zasady UKC przewidują, że organ ma do 30 dni od otrzymania wniosku na sprawdzenie, czy spełnia on warunki przyjęcia. Po przyjęciu wniosku decyzja powinna zostać wydana zasadniczo w ciągu 120 dni. Termin może zostać przedłużony w przypadkach określonych w przepisach.

To ważne rozróżnienie.

Nie ma zasady, że musisz złożyć wniosek „co najmniej 120 dni przed pierwszą odprawą”. Po prostu musisz uwzględnić, że samo uzyskanie pozwolenia może trwać kilka miesięcy.

Organ sprawdza warunki właściwe dla konkretnego uproszczenia. Może analizować między innymi historię przestrzegania przepisów, sposób prowadzenia ewidencji, organizację procesów celnych i kwalifikacje osób odpowiedzialnych za te procesy.

Jeżeli masz AEOC, kryteria, które zostały już sprawdzone przy przyznawaniu tego statusu, nie powinny być badane ponownie.

Po wydaniu pozwolenia temat też się nie kończy.

Decyzje celne podlegają monitoringowi, a firma ma obowiązek nadal spełniać warunki, na podstawie których pozwolenie otrzymała. Status AEO również jest objęty ciągłym monitoringiem.

Czy procedura uproszczona oznacza mniej dokumentów

Tak, ale nie w znaczeniu „dokumenty przestają być potrzebne”.

Przy zgłoszeniu uproszczonym możesz nie podać od razu wszystkich danych albo nie mieć jeszcze wszystkich dokumentów wymaganych przy zgłoszeniu standardowym. Później składasz zgłoszenie uzupełniające i udostępniasz wymagane dokumenty w przewidzianym terminie.

Zgłoszenie uzupełniające może mieć charakter ogólny, okresowy albo zbiorczy. To właśnie tutaj przy regularnych operacjach pojawia się realna oszczędność pracy.

Przy wpisie do rejestru również co do zasady dochodzi późniejsze zgłoszenie uzupełniające.

Czyli formalności nie znikają.

Zmienia się moment i sposób ich wykonywania.

Dla firmy odprawiającej kilkadziesiąt podobnych przesyłek miesięcznie ta różnica może być znacznie ważniejsza niż samo skrócenie pojedynczej odprawy o godzinę.

Czy to się opłaca właśnie Tobie

Nie ma sensu zdobywać pozwolenia tylko dlatego, że „uproszczona odprawa brzmi lepiej”.

Najpierw policz skalę problemu.

Jeżeli sprowadzasz dwa albo trzy kontenery w roku i każdą odprawę obsługuje agencja celna, budowanie własnego systemu ewidencji, uzyskiwanie pozwoleń, zabezpieczenia i utrzymywanie zgodności może dać Ci więcej pracy niż oszczędności.

W takim przypadku kilkaset złotych za obsługę konkretnej odprawy może być znacznie rozsądniejszym kosztem niż tworzenie całego procesu po swojej stronie.

Sytuacja zmienia się, gdy importujesz co tydzień albo kilka razy w miesiącu.

Jeśli masz powtarzalne towary, stałych dostawców, podobne kody CN, regularne porty wejścia i dużą liczbę zgłoszeń, nawet niewielka oszczędność na jednej odprawie zaczyna się mnożyć.

Wtedy uproszczenia mogą dać Ci przede wszystkim większą przewidywalność, szybszy przepływ towarów i mniej ręcznej obsługi każdej pojedynczej dostawy.

Nie musisz też wykonywać wszystkiego samodzielnie. Uproszczenia mogą być realizowane z udziałem przedstawiciela celnego, o ile konstrukcja pozwolenia i forma przedstawicielstwa na to pozwalają.

Dlatego przed złożeniem wniosku warto porozmawiać z agencją, która rzeczywiście obsługuje firmy korzystające z uproszczeń, a nie tylko standardowe pojedyncze odprawy.

Najpierw policz, ile naprawdę kosztuje Cię import. Zanim zdecydujesz, czy warto inwestować w uproszczenia, sprawdź pełny koszt towaru, transportu, cła i VAT w kalkulatorze opłacalności importu. Uproszczenie odprawy ma sens wtedy, gdy rozwiązuje realny koszt albo wąskie gardło w Twoim procesie.

Powiązane

Dział: Odprawa i procedury celne przy imporcie · ← Wszystkie poradniki