Jak rozliczyć import w firmie: przewodnik dla importera, nie dla księgowej
Spis treści
Import na firmę to nie tylko cło i VAT zapłacone przy odprawie. To także rozliczenie w księgach, i właśnie tam dwie rzeczy potrafią zaskoczyć. Pierwsza to gotówka na VAT (Value Added Tax, podatek od towarów i usług), którą w procedurze standardowej wykładasz z góry, zanim sprzedasz towar. Druga to drobne błędy, jak zły kurs waluty albo brak jednego dokumentu, które potrafią zablokować całe rozliczenie. Ten przewodnik pokazuje import od strony importera, nie od strony księgowej: co płacisz, kiedy, jak to ująć i gdzie kończy się ogólna wiedza, a zaczyna robota specjalisty.
Werdykt na start: przy odprawie płacisz cło i VAT importowy, fakturę od chińskiego dostawcy księgujesz bez VAT po właściwym kursie, a cło i koszty importu dorzucasz do wartości nabycia towaru. Największa pułapka nie leży w stawkach, tylko w gotówce na VAT wykładanej przed sprzedażą. Uczciwie od razu: to ogólna wiedza, nie indywidualna porada podatkowa. Samo rozliczenie prowadź z księgową, bo przypadki się różnią, a błąd kosztuje.
Co płacisz przy imporcie, w skrócie
Przy imporcie towaru handlowego spoza Unii Europejskiej płacisz dwie należności. Cło, liczone według kodu CN (Combined Nomenclature, Nomenklatura Scalona) twojego towaru i kraju pochodzenia. Oraz VAT importowy, którego podstawą jest wartość celna powiększona o cło, a jeśli towar jej podlega, także o akcyzę. Stawka VAT to zwykle 23 procent, choć część towarów ma 5 albo 8 procent.
Nie rozwijam tu mechaniki liczenia, bo ma własny artykuł. Jeśli chcesz policzyć konkretne kwoty, zajrzyj do przewodnika Jak obliczyć cło i VAT. Tutaj skupiamy się na tym, co dzieje się dalej: na pieniądzach i na księgach.
Pułapka gotówki na VAT
To punkt, który zaskakuje najczęściej, więc zapamiętaj go przed resztą. W procedurze standardowej VAT importowy musisz zapłacić przy odprawie, zanim zarobisz cokolwiek na towarze. Masz na to zwykle 10 dni od powiadomienia o należnościach. Przy większej dostawie to spory wydatek z góry, który obciąża płynność, bo pieniądz wychodzi z firmy na długo przed pierwszą sprzedażą.
Jest na to rozwiązanie. Procedura uproszczona, potocznie nazywana 33a, pozwala rozliczyć VAT importowy w deklaracji zamiast płacić go gotówką na granicy. To ratuje płynność, zwłaszcza przy regularnym imporcie. Nie powtarzam tu jej mechaniki ani warunków, bo ma osobny, dokładny artykuł: Procedura 33a: VAT w deklaracji zamiast na granicy. Zapamiętaj tylko zasadę: standard oznacza gotówkę z góry, 33a oznacza VAT odroczony do deklaracji.
Nawet jeśli zostajesz przy procedurze standardowej, zaplanuj tę gotówkę z wyprzedzeniem. Policz VAT importowy jeszcze przed złożeniem zamówienia i odłóż go obok ceny towaru oraz transportu, bo pojawi się na granicy niezależnie od tego, kiedy sprzedasz. Traktowanie VAT jako części budżetu zakupu, a nie niespodzianki, to najprostszy sposób, żeby odprawa nie zablokowała ci płynności w najgorszym momencie.
Jeśli działasz przez agencję celną, przepływ gotówki może wyglądać inaczej. Wiele agencji ma własne zabezpieczenie majątkowe, dzięki któremu towar jest zwalniany do obrotu szybciej, a należności rozliczasz z agencją później. Dopytaj swoją agencję, jak u niej wygląda płatność cła i VAT, żeby dobrze zaplanować gotówkę.
Jak zaksięgować fakturę z Chin
Fakturę od chińskiego dostawcy księgujesz jako fakturę bez VAT, bo chiński sprzedawca nie nalicza polskiego podatku. Stanowi ona podstawę ujęcia kosztu zakupu towarów handlowych. Powinna być wystawiona po angielsku, a jeśli zawiera symbole albo nazwy artykułów, przygotuj tłumaczenie na polski na potrzeby ewentualnej kontroli.
Najważniejszy konkret, który ludzie mylą, to kurs. Fakturę w walucie obcej przeliczasz po średnim kursie NBP (Narodowy Bank Polski) z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Nie z dnia zapłaty, nie z dnia odprawy, tylko z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia. Ten jeden szczegół potrafi rozjechać wartość zakupu, jeśli weźmiesz zły dzień.
Cło i koszty jako koszt uzyskania przychodu
Zapłacone cło to koszt uzyskania przychodu. Ujmuje się je w księgach, na przykład dowodem wewnętrznym na podstawie dokumentu celnego SAD (Single Administrative Document, Jednolity Dokument Administracyjny) albo jego elektronicznego odpowiednika PZC (Poświadczone Zgłoszenie Celne).
Ważniejsze w praktyce jest to, że cło razem z innymi kosztami importu zwiększa wartość nabycia towaru. Do wartości towaru dolicza się fracht, ubezpieczenie i koszt agencji celnej. Dlatego licząc realny koszt jednej sztuki, nie patrz tylko na cenę z faktury dostawcy, ale zbierz wszystkie koszty, które doprowadziły towar do twojego magazynu. To właśnie różnica między ceną zakupu a realnym kosztem, na którym budujesz marżę. Kto płaci fracht i ubezpieczenie, zależy od reguły Incoterms w twoim kontrakcie, co rozkłada artykuł Incoterms: FOB, EXW, DDP.
Komplet dokumentów
Rozliczenie stoi na dokumentach. Brak jednego z nich potrafi uniemożliwić ujęcie kosztu albo odliczenie VAT, więc traktuj kompletowanie jako część importu, nie formalność na potem. Dokument celny SAD albo PZC dostajesz po odprawie, którą rozkłada artykuł Odprawa celna importu z Chin.
| Dokument | Po co jest potrzebny |
|---|---|
| Faktura handlowa (commercial invoice) | Podstawa kosztu zakupu towaru i wartości celnej |
| SAD albo PZC (dokument celny) | Potwierdza cło i VAT importowy, podstawa odliczenia VAT |
| List przewozowy albo konosament (transport morski) | Dowód przewozu i wydania towaru |
| Packing list (specyfikacja) | Waga netto i brutto, gdy faktura ich nie zawiera |
| Deklaracja zgodności CE, świadectwo pochodzenia | Zgodność produktu i preferencje celne, jeśli dotyczą |
VAT importowy: kiedy i jak go odzyskasz
VAT importowy wykazany na dokumencie celnym SAD albo PZC, w polu B00, możesz odliczyć jako czynny podatnik VAT, jeśli towar służy działalności opodatkowanej. Podstawą jest artykuł 86 ustawy o VAT. Odliczenia dokonujesz w deklaracji za okres, w którym dokument celny trafia do ciebie, albo w jednym z dwóch kolejnych okresów. W praktyce oznacza to, że VAT zapłacony na granicy odzyskujesz, ale najpierw musisz go wyłożyć, chyba że korzystasz z procedury 33a.
Import spoza Unii oznaczasz w JPK (Jednolity Plik Kontrolny) symbolem IMP. JPK składasz do 25. dnia miesiąca następnego. To już teren księgowej, więc nie rozwijam procedury, tylko sygnalizuję terminy, żeby cię nie zaskoczyły.
Niuans: odprawa w innym kraju Unii
Jeśli odprawiasz towar w innym kraju Unii, na przykład w niemieckim Hamburgu, sytuacja z punktu widzenia VAT wygląda inaczej. To nie jest wtedy import, tylko wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Rządzą nim inne zasady: wykazujesz je w informacji VAT-UE, obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca po dostawie, a sama transakcja bywa neutralna w VAT. Dla płynności to czasem korzystne, bo unikasz wykładania VAT gotówką na polskiej granicy. To jednak osobny scenariusz z własnymi obowiązkami, więc zanim się na niego zdecydujesz, przelicz go z księgową.
Czego nie zrobisz sam bez księgowej
Ten artykuł daje ci obraz całości: co płacisz, kiedy, jak to wpływa na koszt i na płynność. Nie zastąpi jednak rozliczenia prowadzonego z księgową. Indywidualne sytuacje się różnią, przepisy się zmieniają, a błąd w rozliczeniu podatkowym kosztuje więcej niż godzina konsultacji. To nie jest słabość poradnika, tylko uczciwe postawienie granicy: znasz teraz właściwe pytania i wiesz, na co uważać, a samo rozliczenie oddaj specjaliście.
Najczęstsze pytania
Po jakim kursie przeliczam fakturę z Chin? Po średnim kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Nie z dnia zapłaty ani odprawy. To najczęściej mylony szczegół w rozliczeniu importu.
Czy odzyskam VAT zapłacony przy imporcie? Tak, jako czynny podatnik VAT odliczasz VAT importowy, jeśli towar służy twojej działalności opodatkowanej. Odliczenie robisz na podstawie dokumentu celnego, w okresie jego otrzymania albo w jednym z dwóch kolejnych.
Czy cło jest kosztem? Tak, zapłacone cło to koszt uzyskania przychodu i razem z frachtem, ubezpieczeniem oraz kosztem agencji celnej zwiększa wartość nabycia towaru.
Jak nie płacić VAT gotówką na granicy? Skorzystaj z procedury uproszczonej 33a, która odracza VAT importowy do deklaracji zamiast płatności przy odprawie. Warunki i szczegóły opisuje osobny artykuł Procedura 33a.
Podsumowanie
Rozliczenie importu z Chin to cło i VAT importowy przy odprawie plus poprawne ujęcie w księgach: faktura bez VAT po właściwym kursie, cło i koszty doliczone do wartości towaru, komplet dokumentów i oznaczenie IMP w JPK. Największa pułapka nie leży w stawkach, tylko w gotówce na VAT wykładanej, zanim sprzedasz, a rozbraja ją procedura 33a. Potraktuj ten przewodnik jako mapę, nie jako poradę podatkową, i poprowadź rozliczenie z księgową. Zanim złożysz zamówienie, policz realny koszt sprowadzenia towaru razem z cłem i transportem na kalkulatorze Koszty importu z Chin.
To ogólna wiedza dla importera, nie indywidualna porada podatkowa. Stan na 6 lipca 2026. Rozliczenie podatkowe prowadź z księgową, a stawki i procedury weryfikuj u źródła, bo przepisy się zmieniają.